目前在項目管理中，最缺乏的就是規范、準確、高效的溝通，這極大地影響了項目經(jīng)理對項目的管理能力，因此，建立起有效的溝通機制是項目管理技術(shù)應用的一個(gè)必要前提。
3.建立管理環(huán)境
古人云：“工欲善其事，必先利其器!”優(yōu)秀的工具可以起到事半功倍的作用。進(jìn)行過(guò)程管理和項目管理也不例外，有合適的工具作為支撐，可以提高效率、節省投資，使工作高效、順暢地進(jìn)行。
建立管理環(huán)境
這里，我們以CA公司提供的Process Continuum和Advisor為例，介紹如何建立完整的項目管理環(huán)境。
CA Process Continuum是CA公司提供的一套專(zhuān)門(mén)支持工程管理和項目管理的工具集，它提供豐富的工具，適應從事過(guò)程管理和項目管理工作的全部需要。
CA Process Continuum的核心部分包括三部分：用于存儲全部過(guò)程的中央存儲庫Process Library、用于定義過(guò)程和改進(jìn)過(guò)程的工具Process Engineer以及用于制訂項目計劃及跟蹤項目的工具Project Engineer。
在Process Library中，既可以存放軟件開(kāi)發(fā)機構定義的軟件過(guò)程，也可以存放由CA或第三方專(zhuān)業(yè)廠(chǎng)商提供的商業(yè)化軟件過(guò)程。這些軟件過(guò)程都可以通過(guò)Process Engineer進(jìn)行定義或改進(jìn)。所有軟件過(guò)程在過(guò)程庫中都以模板形式存在，過(guò)程管理員可以通過(guò)簡(jiǎn)單的定制完成過(guò)程定義。當新項目開(kāi)始時(shí)，項目經(jīng)理可以根據項目具體的需求特點(diǎn)，通過(guò)Project Engineer從Process Library中選擇適合的過(guò)程模板應用于這個(gè)項目。過(guò)程模板一經(jīng)指定，Project Engineer就會(huì )根據過(guò)程模板中的定義自動(dòng)地生成詳細的項目計劃，項目經(jīng)理只需在此基礎上進(jìn)行簡(jiǎn)單的資源分配、成本和時(shí)間估算、時(shí)間安排等，就可以完成一個(gè)項目計劃的制定工作。在此之后，項目經(jīng)理可以讓Project Engineer為其生成項目進(jìn)度表。
Advisor可以為機構建立一個(gè)基于Web的工作環(huán)境。利用這個(gè)環(huán)境，項目經(jīng)理可以了解各項目的動(dòng)態(tài)進(jìn)展情況，匯總項目進(jìn)展情況及項目成員的工作情況，并在Project Engineer中利用這些信息進(jìn)行評估，作為對項目后續工作進(jìn)行調整的依據。
此外，在A(yíng)dvisor建立的環(huán)境中，項目組的每位成員都可以訪(fǎng)問(wèn)Team member Website，從該站點(diǎn)上獲取自己的工作列表和相關(guān)的時(shí)間表，并可以獲得各種幫助信息、填寫(xiě)每項工作的具體完成時(shí)間，從而形成一個(gè)項目成員與管理者之間的溝通環(huán)境。對項目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，這可以增加項目的可視性，有效地提高團隊成員的勞動(dòng)效率。
在項目進(jìn)行的過(guò)程中，如遇到與計劃不符的情況，項目經(jīng)理可以及時(shí)調整項目計劃，并利用Project Engineer與Scheduler的同步功能獲得項目的實(shí)際執行數據，這些數據可以作為過(guò)程管理員改進(jìn)過(guò)程的實(shí)際依據。需要強調的是，Process Library對剛剛開(kāi)始嘗試從事過(guò)程定義與過(guò)程改進(jìn)工作的人來(lái)說(shuō)具有特別重要的意義，因為商業(yè)化的過(guò)程庫具有很高的學(xué)習和參考價(jià)值，它可以幫助我們共享業(yè)界的最佳實(shí)踐。
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